VERKLARING PRIVACY BELEID VOOR SOLLICITANTEN

Laatste update: 9 juli 2018

Sanoma houdt jouw privacy als sollicitant hoog in het vaandel.

Deze verklaring informeert jou waarom Sanoma jouw persoonlijke gegevens verzamelt, gebruikt en deelt in verband met jouw sollicitatie en het wervingsproces binnen Sanoma.

1. BEHEERDER GEGEVENS EN CONTACTGEGEVENS

De beheerder van gegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving
inzake gegevensbescherming VAN IN die deel uitmaakt van de Sanoma-groep van
bedrijven (de beheerder van gegevens, hierna “Sanoma”, “wij”, “ons” of “onze”).
Sanoma is verantwoordelijk dat jouw persoonlijke gegevens worden verwerkt in
overeenstemming met dit privacy beleid en de wetten die, inzake
gegevensbescherming, van toepassing zijn.

Als je vragen hebt over dit privacy beleid, neem dan contact op met HR via
hr@vanin.be.

De contactgegevens van de gegevensbeheerder zijn:
VAN IN
Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem

2. VERZAMELEN VAN PERSOONSGEGEVENS

In eerste instantie verzamelen we persoonlijke gegevens rechtstreeks van jou.
Daarnaast kunnen we ook persoonsgegevens uit andere bronnen ophalen, zoals
wervingsconsultants en overheidsinstanties. Mocht het zo zijn dat we persoonlijke
gegevens verzamelen die we niet via jou hebben verkregen, dan zal dit in lijn zijn met
de wet die van toepassing is.

Daarnaast zullen we jouw toestemming vragen voor het elders verkrijgen van
persoonsgegevens indien dit wordt vereist door de wetgeving die van toepassing is.

We verzamelen persoonsgegevens van sollicitanten die nodig zijn voor het beheren
van de sollicitatie en het wervingsproces, zoals:

• Standaard persoonsgegevens, bijv. naam, adres, e-mail en telefoonnummer.
• Informatie verkregen uit uw sollicitatie, bijv. informatie over opleiding(en), eerdere werkervaring(en), kwalificaties, taalvaardigheden en referenties.
• Informatie verkregen uit het wervingsproces, bijv. informatie over de voortgang van de sollicitatie, opmerkingen over jouw aanvraag en mogelijke gesprekken en informatie over mogelijke proeve van bekwaamheid;
• Informatie benodigd voor het opstellen van een contract.

3. DOEL EN RECHTSGRONDEN VOOR VERWERKING VAN
PERSOONSGEGEVENS

Wij verwerken persoonsgegevens van sollicitanten voor:

• Het beoordelen van de geschiktheid van de kandidaten voor de vacature en het beheren van het wervingsproces, zoals het informeren van sollicitanten over de voortgang van de werving en het inplannen van sollicitatiegesprekken.
• De wettelijke basis voor het verwerken van persoonsgegevens is de arbeidsovereenkomst, door jouw sollicitatie worden stappen ondernomen tot een mogelijke arbeidsovereenkomst.
• Het overwegen voor mogelijk andere functies binnen Sanoma, als jij jouw toestemming hebt gegeven voor het opslaan van jouw sollicitatie / curriculum vitae en het hergebruiken hiervan. In een dergelijk geval is jouw toestemming de wettelijke basis voor het verwerken van jouw gegevens.

4. OVERDRACHT EN BEKENDMAKEN VAN PERSOONSGEGEVENS

We kunnen jouw persoonlijke gegevens delen binnen de Sanoma-groep. Jouw
persoonlijke gegevens kunnen ook namens ons door een andere entiteit van de
Sanoma-groep worden verwerkt. We baseren deze verwerking op ons gegronde
belang om persoonlijke gegevens binnen de Sanoma-groep te delen voor interne
administratieve doeleinden, zoals voor het gebruik voor gecentraliseerde
wervingssystemen.

We kunnen persoonlijke gegevens delen met derden:

• Indien toegestaan of vereist door de wet;
• Wanneer onze vertrouwde dienstverleners namens ons en volgens onze instructies diensten leveren (bijvoorbeeld uitbestede werving en proeve van bekwaamheid). We beheren deze diensten en zijn te alle tijden verantwoordelijk voor het gebruik van uw persoonlijke gegevens;
• Als er sprake is van een fusie, acquisitie of verkoop van een deel of alle aandelen;
• Wanneer we te goeder trouw geloven dat openbaarmaking noodzakelijk is om onze rechten te beschermen, ter bescherming van jouw veiligheid of de veiligheid van anderen, fraude te onderzoeken of te reageren op een verzoek van de overheid.

5. OVERDRACHT VAN PERSOONSGEGEVENS BUITEN DE EU/EEA

Wij streven ernaar om jouw persoonsgegevens voornamelijk in de EU te verwerken.
Echter kan het voorkomen dat voor sommige verwerkingsdoeleinden de gegevens
buiten de EU of de European Economic Area (EEA) worden gedeeld. In dergelijke
gevallen zorgen wij dat aan wettelijke vereisten, met betrekking tot het verwerken van
persoonsgegevens buiten de EU/EEA. wordt voldaan. In de praktijk betekent dit
bijvoorbeeld dat de contracten die wij hebben met leveranciers waarmee we
samenwerken de geschikte EU modelclausules gebruiken.

6. EIGENDOMSVOORBEHOUD VAN PERSOONSGEGEVENS

Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de doelen te
bereiken die in deze verklaring over het privacy beleid zijn gedefinieerd. Dit houdt in
dat de meeste persoonsgegevens worden bewaard gedurende het wervingsproces,
deze gegevens worden verwijderd binnen vier weken nadat de functie vervuld is.
In sommige gevallen kunnen we jouw persoonlijke gegevens bewaren tot maximaal
drie jaar nadat de positie is ingevuld. Als we jouw persoonlijke gegevens willen
gebruiken voor andere mogelijke wervingsprocessen, zal er gevraagd worden om
jouw toestemming. In deze gevallen bewaren we jouw persoonlijke gegevens voor
een jaar vanaf de datum waarop je hiervoor toestemming hebt gegeven.
Zodra jouw persoonlijke gegevens niet langer wettelijk verplicht zijn of volgens de
rechten of verplichtingen van beide partijen, zullen wij jouw persoonlijke gegevens
verwijderen.

7. JOUW RECHTEN

Je hebt recht op toegang tot de persoonlijke gegevens die wij verwerken. Je kunt
jouw persoonlijke gegevens op elk moment inzien, corrigireren, bijwerken, wijzigen of
verwijderen. Echter, willen wij jou er op wijzen dat bepaalde informatie strikt
noodzakelijk is om aan de in dit beleid gedifinieerde doeleinden te voldoen en dit
mogelijk ook wettelijk verplicht is. Als je bijvoordeeld jouw persoonlijke gegevens wilt
laten verwijderen terwijl het wervingsproces nog loopt, kunnen we het proces niet met
jou voortzetten.

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde manieren van verwerking.
Voor zover vereist door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming,
heb je het recht om de gegevensverwerking te beperken.

Je hebt het recht op portabiliteit van gegevens, d.w.z. het recht om jouw persoonlijke
gegevens te ontvangen in een gestructureerd, veel gebruikt digitaal leesbaar format,
en jouw persoonlijke gegevens te verzenden naar een andere gegevensbeheerder,
voor zover vereist door de wet.

Als je jouw toestemming hebt gegeven om jouw persoonlijke gegevens gedurende
drie jaar te bewaren voor andere vacatures, dan is dit op elk gewenst moment weer
in te trekken.

De bovenstaande verzoeken kunnen doorgegeven worden aan hr@vanin.be.

Als je denkt dat er een probleem is met de manier waarop wij omgaan met jouw
persoonlijke gegevens, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de
Autoriteit Persoonsgegevens.

In België zijn de contactgegevens van de data privacy autoriteit hier te vinden:
https://www.autoriteprotectiondonnees.be

8. VEILIGHEID
We handhaven redelijke veiligheidsmaatregelen (inclusief fysieke, elektronische en
administratieve) om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging,
misbruik en ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking. Een voorbeeld, wij
beperken de toegang tot persoonsgegevens tot geautoriseerde werknemers en
contractanten die de informatie nodig hebben voor het uitoefenen van hun werk.

Houdt er rekening mee dat, hoewel we ons best doen om goede
beveiligingsmaatregelen te treffen voor persoonsgegevens, dat geen enkel
beveiligingssysteem alle potentiële beveiligingsinbreuken kan voorkomen.

9. WIJZIGING VAN DIT BELEID

We kunnen dit beleid van tijd tot tijd wijzigen. Als we een ingrijpende wijziging
doorvoeren, zullen we jou hierover via onze website informeren.

De meest recente versie van deze privacyverklaring is altijd beschikbaar op:
https://vanin.talentfinder.be/.