DÉCLARATION SUR LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE DES CANDIDATS

Dernière mise à jour : 9 juillet 2018

Sanoma s’attache à respecter votre vie privée en tant que candidat.

La présente déclaration a pour but de vous expliquer à quelles fins Sanoma recueille, utilise et partage vos données à caractère personnel dans le cadre de votre candidature et du processus de recrutement propre à Sanoma.

1. GESTIONNAIRE DES DONNÉES ET COORDONNÉES
Le gestionnaire des données, conformément à la législation applicable en matière de protection des données, est VAN IN qui fait partie du groupe d’entreprises Sanoma (le gestionnaire des données, ci-après dénommé « Sanoma », « nous », « nos » ou « notre »). Sanoma est responsable du traitement de vos données personnelles, conformément à la présente politique de protection de la vie privée et à la réglementation applicable en matière de protection des données.

Pour toute question concernant cette politique de protection de la vie privée, veuillez contacter les RH via hr@vanin.be. Les coordonnées du gestionnaire des données sont les suivantes :

VAN IN
Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem

2. COLLECTE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Les données personnelles que nous recueillons sont d’abord collectées directement auprès de vous. Nous pouvons également recueillir ces données auprès d’autres sources, comme des consultants en recrutement ou des organismes publics. S’il s’avérait que les données à caractère personnel que nous collectons devaient être obtenues auprès d’autres sources que vous, celles-ci seront collectées conformément à la réglementation en vigueur.

Par ailleurs, lorsque cela est requis par la réglementation en vigueur, nous sommes tenus de vous demander votre consentement pour la collecte de données personnelles auprès d’autres sources.

Nous collectons les données personnelles des candidats qui sont nécessaires à la gestion des candidatures et au processus de recrutement, telles que :

  • Les données personnelles classiques, telles que nom, adresse, e-mail et numéro de téléphone.
  • Les informations obtenues par le biais de votre candidature, telles que les informations concernant votre formation, votre expérience professionnelle, vos qualifications, compétences linguistiques et références.
  • Les informations obtenues par le biais du processus de recrutement, telles que les informations sur l’état d’avancement de la candidature, les commentaires relatifs à votre candidature et d’éventuels entretiens ainsi que les informations concernant un éventuel test d’aptitude;
  • Les informations nécessaires à l’élaboration d’un contrat.

3. FINALITÉ ET FONDEMENT JURIDIQUE AU TRAITEMENT DES DONNÉES À
CARACTÈRE PERSONNEL


Nous traitons les données à caractère personnel des candidats pour :

  • Évaluer l’aptitude des candidats pour le poste vacant et gérer le processus de recrutement, notamment pour informer les candidats sur l’état d’avancement du recrutement et l’organisation d’entretiens de sélection.
  • La base légale au traitement des données à caractère personnel est le contrat de travail, avec votre candidature des démarches sont entreprises vers un éventuel contrat de travail.
  • Envisager d’autres fonctions possibles au sein de Sanoma, et ce dans le cas où vous avez donné votre consentement à l’enregistrement de votre candidature / curriculum vitae et à sa réutilisation. Le cas échéant, votre consentement fait office de base légale au traitement de vos données.

4. TRANSFERT ET DIVULGATION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Nous sommes habiletés à partager vos données personnelles au sein du groupe Sanoma. Vos données personnelles peuvent également être traitées en notre nom par une autre entité du groupe Sanoma. Le traitement est basé sur notre intérêt justifié de partager les données personnelles au sein du groupe Sanoma à des fins administratives internes telles que l’utilisation des systèmes de recrutement centralisés.

Nous pouvons partager les données à caractère personnel avec des tiers dans les
cas suivants :

  • Si la loi le permet ou l’exige;
  • Lorsque les services sont prestés en notre nom et selon nos instructions par nos fournisseurs de confiance (par exemple, externalisation du recrutement et test d’aptitude). Nous gérons ces services et sommes à tout moment responsables de l’utilisation de vos données personnelles;
  • En cas de fusion, acquisition ou vente d’une partie ou de la totalité des actions;
  • Si nous estimons de bonne foi que la divulgation est nécessaire pour protéger nos droits, protéger votre sécurité ou celle d’autrui, enquêter sur les fraudes ou répondre à une demande des autorités.

5. TRANSFERT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL EN DEHORS DE
L’UE/EEE

Nous nous efforçons de traiter vos données personnelles principalement dans l’UE.
Cependant, il peut arriver que, à certaines fins de traitement, les données soient
partagées en dehors de l’UE ou de l’Espace Économique Européen (EEE). Le cas
échéant, nous nous assurons que les exigences légales en matière de traitement des
données à caractère personnel en dehors de l’UE/EEE soient respectées. Dans la
pratique, cela signifie que les contrats que nous avons avec nos fournisseurs
reprennent les clauses types de l’UE.


6. RÉSERVE DE PROPRIÉTE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Vos données personnelles seront conservées aussi longtemps que ce qui est
nécessaire pour atteindre les objectifs exposés dans la présente politique de
protection de la vie privée. Ceci implique que la plupart des données à caractère
personnel sont conservées pendant toute la durée du processus de recrutement et
qu’elles sont effacées dans les quatre semaines suivant l’attribution du poste.

Dans certains cas, nous pouvons conserver vos données personnelles jusqu’à 3 ans
maximum après l’attribution du poste. Si nous souhaitons utiliser vos données
personnelles pour d’éventuels autres processus de recrutement, votre consentement
sera requis. Le cas échéant, nous conservons vos données personnelles pendant un
an à dater du jour de votre consentement.

Vos données personnelles seront effacées dès qu’elles ne seront plus requises par la
loi ou conformément aux droits ou obligations des deux parties.

7. VOS DROITS
Vous disposez d’un droit d’accès aux données à caractère personnel que nous
traitons. Vous pouvez à tout moment contrôler, corriger, mettre à jour, modifier ou
effacer vos données personnelles. Nous tenons toutefois à vous signaler que certains
renseignements sont strictement nécessaires aux finalités visées par la présente
politique et qu’il peut également s’agir d’une obligation légale. Si vous souhaitez
notamment demander à ce que vos données personnelles soient effacées alors que
le processus de recrutement est toujours en cours, nous ne pourrons pas poursuivre
le processus avec vous.

Vous êtes en droit de vous opposer à certaines méthodes de recrutement. Dans la
mesure requise par la loi applicable en matière de protection de données, vous êtes
en droit de limiter le traitement de vos données.

Vous disposez du droit à la portabilité des données, c’est-à-dire la possibilité de
récupérer vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et
lisible par machine et de les transmettre à un autre gestionnaire de données, dans la
mesure requise par la loi.

Si vous avez donné votre consentement à la conservation de vos données
personnelles pendant 3 ans pour d’autres postes vacants, vous pouvez révoquer ce
consentement à tout moment.

Les demandes qui précèdent peuvent être transmises à l’adresse hr@vanin.be.
Si vous estimez que notre façon de traiter vos données personnelles pose problème,
vous êtes en droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des
données.

Les coordonnées de l’Autorité de protection des données en Belgique peuvent être
consultées ici : https://www.autoriteprotectiondonnees.be

8. SÉCURITÉ
Nous mettons en place toutes les mesures de sécurité raisonnables (physiques,
électroniques et administratives) pour protéger les données à caractère personnel
contre toute perte, destruction, utilisation abusive ainsi que contre tout accès et toute
divulgation non autorisés. Par exemple, nous limitons l’accès aux données à
caractère personnel aux employés autorisés et aux contractants qui ont besoin de
ces informations pour accomplir leur travail.

Veuillez noter que, bien que nous nous efforcions de mettre en place les mesures de
sécurité adéquates en matière de données personnelles, aucun système de sécurité
ne peut prévenir toutes les brèches de sécurité potentielles.

9. MODIFICATION DE CETTE POLITIQUE
Nous pouvons modifier la présente politique de temps à autre. Si nous procédons à
une modification importante, nous vous en informerons via notre site internet.

La version la plus récente de cette déclaration sur la protection de la vie privée est
toujours disponible à l’adresse : https://vanin.talentfinder.be/.